關鍵詞：檔案信息化；工程檔案；計算機管理

 

中圖分類號：TP391.7 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 17-0000-02

 

1 檔案信息化的概念

 

所謂的檔案信息化指的是以將實體檔案為基礎，通過現(xiàn)代化的信息技術手段，將檔案內(nèi)容、存在形式進行數(shù)字化轉變，并保證檔案內(nèi)容在轉變的過程中不會丟失和改變，最終達到檔案資源共享的目的。檔案信息化可以概括為三個過程：一、現(xiàn)代信息技術在該領域的應用過程；二、整合、開發(fā)檔案信息化中的信息，將其“資源化”且為社會接受的轉化過程；三、將檔案信息化一步步地融入整個社會信息化的發(fā)展過程。

 

檔案信息化是一個動態(tài)概念，是一個運動過程，會根據(jù)歷史發(fā)展階段的變化而表現(xiàn)出各自不同的特點。

 

2 加快檔案信息化建設的幾條有利措施

 

2.1 強化檔案信息化意識。馬克思主義哲學中明確指出意識具有一定的能動性，因而不斷強化檔案信息化意識，能對檔案信息化建設產(chǎn)生一定的能動作用，所以應該重視、強化這種意識。檔案信息化的具體執(zhí)行者檔案工作人員，他們的能動性直接關系到檔案信息化的成功與失敗。只有讓檔案工作人員深刻了解檔案信息化的必要性與重要性，將檔案信息化的意識深深植入思想中，從心里把檔案信息化當成自己的責任和使命，只有這樣檔案工作人員才會積極投身到檔案信息化事業(yè)中去，積極解決檔案信息化過程中所遇到的各種難題，并認真思考其他社會信息事業(yè)同檔案信息化建設的彼此聯(lián)系，使他們相互促進，共同發(fā)展。

 

2.2 提高檔案信息化相關的技術水平。加大硬件設備的投入，比如計算機、服務器、路由器、掃描儀等。除了加大硬件設備的投入外，還需重視軟件系統(tǒng)的開發(fā)與完善，建立一個統(tǒng)一的操作平臺，以此平臺為基礎建立各處的分中心，并組織檔案管理人員認真學習計算機系統(tǒng)的軟件操作，為檔案信息化做好前期準備。

 

實現(xiàn)檔案中心目錄以及全文內(nèi)容的數(shù)字化處理。檔案中心目錄的輸入是檔案信息化的基礎性工作。對于一個企業(yè)而言，每年都會從各個職能部門匯集大量的檔案資料，為了防止重復勞動，應該從信息源頭著手，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，一邊整理一邊輸入，為紙質檔案向數(shù)字檔案的轉變提供便利。這樣做不但可以節(jié)約大量的人力物力，而且在很大程度上縮短了檔案信息數(shù)字化所需要的時間。

 

2.3 提高檔案信息管理水平。信息技術的快速發(fā)展與電子政務的日趨流行，要求檔案基礎建設應該以檔案信息化建設為重點。當今社會，計算機管理模式已經(jīng)全面滲透到了各類信息管理領域，檔案信息也不例外。檔案部門通過購置計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設備，建立起自己的局域網(wǎng)，大大提高了檔案信息管理水平與利用效率。

 

檔案信息化的不斷深入，越來越多的電子文件隨之產(chǎn)生，電子檔案的管理工作已經(jīng)引起了人們的注意，其中保證電子檔案的安全性與提高電子檔案的利用效率是焦點。國家檔案局于2002年頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確要求，電子文件的形成單位以及電子文件的接受單位要將電子檔案的管理工作落到實處。所以，針對電子文件形成單位的本身特點，選擇合適的檔案管理軟件進行有目的、有規(guī)劃地信息錄入與管理是檔案信息化過程中一項不得不面對的工作。

 

電子文件是檔案管理軟件的具體管理對象。電子文件能否實現(xiàn)被高效、科學的管理，選取恰當?shù)臋n案管理軟件是關鍵。檔案管理軟件將電子文件進行有效地開發(fā)、整合，不但為單位形成了有益的信息積累，也為社會文化的積累貢獻了力量。

 

3 檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理方式的影響

 

在我國工程設計領域，計算機輔助設計占據(jù)著重要的一席之地。計算機輔助設計的不斷成熟，為規(guī)范、美觀的產(chǎn)品設計提供了先決條件。設計成品也就是工程圖紙凝聚著設計人員無數(shù)的智慧和心血，亦是寶貴的社會財富，因此對其穩(wěn)妥保管、高效利用是很有必要的。一直以來，設計者們通常需要浪費較多的精力、時間去翻閱之前已經(jīng)做好的圖紙。對于相同或者圖紙變動較小的工程，為了實現(xiàn)提高設計效率的目的，一般只能采用先調(diào)底圖，再曬藍圖，最后修改藍圖的方法。這種方法，有以下三個缺點：一、經(jīng)濟成本較高；二、人力浪費嚴重；三、圖紙不美觀。隨著檔案信息技術、網(wǎng)絡技術、光盤存儲技術等不斷發(fā)展，檔案信息化過程在逐漸簡化。一種含有成百上千頁資料、圖紙的產(chǎn)品，可以在極短的時間內(nèi)濃縮到一張小小的光盤上，在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞時，快捷、準確等優(yōu)勢也是有目共睹。

 

4 檔案信息化的具體實例“工程檔案計算機管理”

 

4.1 工程檔案計算機管理對數(shù)據(jù)庫的要求。計算機的管理程序中需要有一個綜合的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有檔案管理、圖紙錄入、修改、輸出等多項功能，用于文字、工程圖紙、文件、圖片等方面的綜合管理，為最終建立起無紙檔案庫服務。該無紙檔案庫可以通過一定的技術手段刻錄到光盤或者硬盤上去，通過條件組合檢索以及分類檢索等方式可以較為迅速地找到目標資料。檔案工作人員可以將該無紙檔案中的資料進行任意的縮小、放大以及移動處理，并做編號，如果需要，還可以進行無失真輸出操作。無紙檔案庫的出現(xiàn)，使得文書檔案與科技檔案緊密相連，依靠性能良好的接口、界面，將企業(yè)的竣工圖紙以及設計圖紙傳輸給檔案室，并由檔案工作人員完成整理、歸納等動作，然后上傳網(wǎng)絡。企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、技術類檔案文件得以網(wǎng)絡資源共享，這一點對于企業(yè)的成長是十分有利的。

 

4.2 工程檔案數(shù)據(jù)庫需要滿足的幾項技術指標。工程檔案數(shù)據(jù)庫需要滿足以下幾項技術指標：一、此系統(tǒng)標準與檔案的相關標準、規(guī)程相符合；二、兼容、支持多種類型的檔案信息，如文檔、圖片、文件等；三、能夠使用光盤進行刻錄且能被壓縮存儲；四、對圖紙的幅面不做嚴格限制，使用掃描儀設備能夠對其進行快速地輸入，至于輸出可以采用打印機或者噴墨繪圖儀，輸出幅面的大小可以根據(jù)需要調(diào)整；五、該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫的方式對圖紙進行管理，并設有檔案信息的保密措施，用戶可根據(jù)自身的權限查詢、維護、輸出相關的圖紙張。六、設計并提供圖紙?zhí)幚砉ぞ呦洌源藢崿F(xiàn)對圖紙的相關操作，如調(diào)色、縮放、拼接等。還要使其可多窗口編輯，方便修正、調(diào)整圖紙的誤差。七、為了便于展示，該系統(tǒng)應可以同投影設備相連，將圖像清晰地投影到大屏幕上。

 

4.3 工程檔案計算機管理需要解決的一些問題。工程檔案計算機管理需要解決的一些問題：一、做好用戶授權以及保密工作，根據(jù)用戶的不同給予不同的權限，防止資料外泄和非法入侵。二、將檢索方式多元化處理，保證檢索的靈活性，比如分類檢索、模糊檢索。三、對于檔案的利用情況有一個詳細的記錄。四、具有較大的存儲空間，可以保存無限量的圖紙以及其他信息，且打印輸出較為方便。五、檔案庫便于維護，且具有較強的備份、恢復功能。六、具有廢棄檔案銷毀功能，并在銷毀之前進行鑒定，查看其是否滿足銷毀條件。

 

5 結語

 

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅繁瑣而且效率較低，且會導致檔案庫存逐漸變大，既浪費了存儲空間，也給查找增添了極大的麻煩。相較而言，使用計算機進行檔案管理，不僅使工作效率得以提高，而且在其他方面也表現(xiàn)出了傳統(tǒng)模式所沒有的優(yōu)勢，如安全可靠、占用空間小、查找迅速、可長期保存等。正是這些優(yōu)勢使得檔案管理越來越離不開計算機技術的發(fā)展。兩者之間進一步地有機結合仍然需要檔案工作人員的不懈努力。(作者：韋艷平)

 

參考文獻：

 

[1]侯海琴.談工程檔案收集管理網(wǎng)絡體系的建設[J].浙江檔案，2010，8.

 

[2]許志娟.試論計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用[J].湖北成人教育學院學報，2011，1.