論文摘要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司的管理要求。

　　論文關(guān)鍵詞：檔案管理；電力企業(yè)

　　　　
　　電力作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價(jià)值也越來越被社會(huì)認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)。如何及時(shí)有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬﹄娏ζ髽I(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)。

　　一、企業(yè)檔案管理概況

　　石獅電力公司于1988年10月成立，是全國首家由國家電網(wǎng)與地方政府聯(lián)合投資的縣級(jí)供電企業(yè)，擔(dān)負(fù)石獅市行政區(qū)劃范圍全市的供用電管理和經(jīng)營，屬福建省電力有限公司直管單位。

　　經(jīng)過二十多年來的改革發(fā)展，企業(yè)檔案從無到有，檔案管理也經(jīng)歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理，逐步向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過渡。目前，公司設(shè)立專門的綜合檔案室，配備了專職檔案管理人員，對全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案設(shè)備齊全，檔案室配備了密集架、底圖柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度測試儀、防磁柜、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設(shè)有文書、合同、生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、招投標(biāo)及人事等11大門類檔案，庫藏總量7447卷，其中永久1946卷，長期1404卷，短期4097卷。建立了檔案門類齊全，管理制度健全的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。1998年通過省級(jí)檔案管理單位驗(yàn)收，2006年通過企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。

　　隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。1998年，公司率先應(yīng)用省電力公司計(jì)算機(jī)文檔一體化管理軟件，公文運(yùn)轉(zhuǎn)采用Notes系統(tǒng)、檔案管理采用Oracle系統(tǒng)，系統(tǒng)從OA提取應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)，按檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案信息的一體化管理。2005年，檔案管理系統(tǒng)升級(jí)為“福建省電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)”，系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

　　通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、設(shè)計(jì)院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運(yùn)行分析、設(shè)備檢查、勘測設(shè)計(jì)、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)發(fā)揮了積極、重要的作用。

　　二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析

　　電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。

　　（一）電力企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
　　“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國電力的大發(fā)展也就近幾十年時(shí)間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

　（二）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機(jī)融合
　　電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。

　　（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全
　　電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

　　（四）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)
　　由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊(duì)伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

　　三、如何加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

　　（一）提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
　　領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的工作計(jì)劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

　　（二）管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證
　　要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時(shí)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

　　（三）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
　　在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中就應(yīng)主動(dòng)介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

　　（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
　　在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業(yè)的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)具備有積極主動(dòng)的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平。

　　（五）加強(qiáng)有效防控，確保網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全
　　電力企業(yè)已建立了統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，員工通過平臺(tái)，可以不用到檔案室就能隨時(shí)查詢檔案資料，大大突破了時(shí)空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實(shí)行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩坏诙顷懫髽I(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)要設(shè)置使用權(quán)限和密碼，超時(shí)自動(dòng)斷開；第三，非涉密計(jì)算機(jī)不能使用涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；第四，計(jì)算機(jī)要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時(shí)更新；第五，電子檔案庫房環(huán)境要符合溫度、濕度等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當(dāng)中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時(shí)要加強(qiáng)檢驗(yàn)鑒定等等。