摘要：隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，我們的社會活動正在全面快速進入信息時代，這就要求我們社會各方面加快數(shù)字化信息化的改革腳步。本文將分析討論電力企業(yè)在信息化大浪潮下，企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性以及進行相關(guān)檔案的數(shù)字化管理辦法。關(guān)鍵詞：電力企業(yè)，檔案，數(shù)字化前言檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，供給后人需要時查閱，提供參考。在當(dāng)下世界各行分工越來越明確，知識產(chǎn)權(quán)越來越受重視，個人以及集體的信息越發(fā)重要，以及知識科技決定進步的大時代，不管是集體的還是是個人，是人事檔案，還是科技學(xué)術(shù)檔案，都發(fā)揮著極其重要的社會價值。電力部門或者電力企業(yè)，是統(tǒng)籌建設(shè)，輸送，維護電力的載體，是一個國家負責(zé)血液供給，輸送，維護的工程師，影響著這個國家的生命力。電力系統(tǒng)本身就是一個復(fù)雜龐大的大帝國，特別是在我國，電力系統(tǒng)在進行發(fā)電與輸送分離改革后，兩大電網(wǎng)公司與五大發(fā)電公司負責(zé)著地球上五分之一，將近十五億人的電力供給，管理著數(shù)量龐大的人群，設(shè)備，或者其他文書資料。不管是對千家萬戶用電戶的統(tǒng)計管理師一項無法想象的巨大工程，就算是進行企業(yè)內(nèi)部人員資料的整理都是一項浩瀚的任務(wù)。對于電力企業(yè)，無論是人員檔案，企業(yè)結(jié)構(gòu)檔案，甚至企業(yè)核心技術(shù)檔案，檔案管理都是一件需要認(rèn)真對待影響深遠的重要工作。1、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義與重要性目前，傳統(tǒng)檔案的保存的形式多以紙質(zhì)文書、微縮膠片后者底片，只適用于傳統(tǒng)的手工保管和點到點的傳播，即使經(jīng)過加工、印刷。分類歸檔，實現(xiàn)點到面的傳播，其覆蓋面依舊是小范圍的，查閱提取過程依舊是繁雜的，而且還存在磨損，式微，陳化等現(xiàn)象，不利于提取應(yīng)用、長期保存，容易造成損失，甚至遺失。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，能夠及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。電子文件、電子簽名、電子檔案的大量出現(xiàn)，檔案載體目前正面臨著一個更新?lián)Q代的重要歷史時刻，對檔案存取工作產(chǎn)生了巨大影響，檔案管理、保護、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，通過虛擬儲存的形式，檔案可以在不接觸原件的情況下隨時快速地在中介電子設(shè)備中提取瀏覽打印。檔案數(shù)字化比較傳統(tǒng)檔案的管理有著不可替代的先進性：首先，節(jié)約成本，提高經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)的檔案管理通常需要獨立開辟一個檔案館專門存放相關(guān)檔案，劃出管理預(yù)算開支，配備若干專門負責(zé)管理人員，增加了企業(yè)的管理成本。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅省略了紙質(zhì)載體的開支，減少了保管費用，節(jié)省了占地空間，更重要的是查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。其次，實現(xiàn)檔案資源共享，提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使得檔案庫從文件實體的保管處變成了提供利用方便的信息控制中心。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準(zhǔn)確的檔案信息，數(shù)字化的檔案可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。還有，增強檔案原件保護。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，原件可以長久封存，檔案信息卻可方便地隨時隨地提取，檔案的使用更加安全。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。在企業(yè)日常發(fā)展的過程中，檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能創(chuàng)新檔案管理的模式，也能提高企業(yè)檔案的管理效率。電力企業(yè)要加快企業(yè)資料檔案數(shù)字化的改革腳步已然是當(dāng)下檔案管理的大趨勢，必須認(rèn)清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的方向，要把積極研究應(yīng)用先進適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。針對目前電力企業(yè)的檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜。應(yīng)該按時間、重要程度、保密要求等區(qū)別歸類，進行檔案數(shù)字化的具體過程可通過兩個途徑：企業(yè)內(nèi)部成立檔案數(shù)字化特別小組；檔案數(shù)字化工作外包?？呻p管齊下，對于保密程度高、重要性等級高的核心檔案，比如電力企業(yè)自己開發(fā)的技術(shù)創(chuàng)新或重要人員調(diào)動等，可由企業(yè)的特別小組進行編輯；其余的可大量外包給專業(yè)的電子公司。2、電力企業(yè)檔案數(shù)字化的原則和內(nèi)容按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定,紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求，數(shù)字化對象必須是符合國家檔案開放規(guī)定以及應(yīng)永久或定期30年、且社會利用價值高的檔案。對于電力企業(yè)而言,檔案數(shù)字化的基本原則首先是要考慮保證檔案的安全, 其次是實現(xiàn)檔案資源共享，提高企業(yè)的運行效率，然后要區(qū)別檔案的價值,注意數(shù)字化后的信息的保密性。這里認(rèn)為應(yīng)將以下檔案列入數(shù)字化加工范圍。2.1 管理(文書)類檔案近20年以內(nèi)國家、上級機關(guān)頒發(fā)的本電力企業(yè)需執(zhí)行的規(guī)定、辦法、條例、法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件；近20年以內(nèi)本企業(yè)及其直屬單位制定的法規(guī)政策性文件材料；本企業(yè)所有員工的個人檔案，以及掌握在手中的以前的人事檔案；本企業(yè)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；組織機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；表彰先進集體及先進個人文件；本企業(yè)的科技創(chuàng)新文件材料。2.2資料檔案本電力公司所擁有的生產(chǎn)資產(chǎn)，輸電線路、變電站等；本電力工資的客戶檔案資料，如大型重要的工廠或者重要的生活區(qū)；本電力公司所涉及的供銷商，如大型的海內(nèi)外設(shè)備科技公司的資料檔案。2.3照片、錄音錄像、實物檔案需要永久和定期30年保存的照片、實物、錄音、錄像檔案；本企業(yè)錄制的企業(yè)新聞、電視臺播出本企業(yè)的新聞報道；上級頒發(fā)的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等榮譽等等。3實物檔案數(shù)字化的要點3.1質(zhì)量是核心堅持“質(zhì)量第一”的方針，配備檔案信息化所必要的軟硬件設(shè)備，以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發(fā)利用為重點，構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫；加強電子文件歸檔管理，確保真實性、完整性和有效性；規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)管理。工作過程中明確檔案管理工作數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、標(biāo)識要清楚、掃描要維護檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整等等。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，按照輕重緩急、分門別類、認(rèn)真排序，對錄入工作程序進行了優(yōu)化，先永久后長期，最后錄入短期檔案，并指定專人對庫房檔案進行取出、存放和整理，做到出庫不亂，整理有序，原位入庫。3．2安全是基礎(chǔ)對于電力企業(yè)，檔案是整個企業(yè)的客觀反映，涉及方方面面，關(guān)乎國民生計與國防安全，一定要確保檔案不丟失不遺漏不改錯。3.3保密室關(guān)鍵人有隱私，企業(yè)也有秘密，特別是電力公司這樣的特殊企業(yè)，對于高度機密的檔案一定要經(jīng)過特殊的保密處理。3.4共享是目的檔案的數(shù)字化的最主要目的是為了數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，提高企業(yè)的辦公效率，節(jié)省成本，所以對于檔案的數(shù)字化需要提高實現(xiàn)檔案的提取便捷性與全面性。4、結(jié)語檔案數(shù)字化是信息時代全社會的大勢所趨，電力公司作為關(guān)乎國計民生，國防安全的特殊企業(yè)，更應(yīng)重視其本身檔案數(shù)字化的改革，提高企業(yè)的辦公效率，實現(xiàn)以更小的經(jīng)濟成本達到更好的社會服務(wù)。參考文獻[1] 張媛.試論電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011(20.[2] 梁麗寧.關(guān)于供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的幾點思考[J].電子制作.2013(12).