薛先生的遭遇并非孤例。據(jù)市中小企業(yè)局統(tǒng)計(jì)顯示，超過八成的渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進(jìn)各種各樣的信息化管理系統(tǒng)，但使用成功率低于20%。

高價(jià)買套“雞肋”系統(tǒng)

“作為一家新媒體公司，我們有60多位員工，他們每天都需要接觸各種各樣的客戶，對于客戶信息的存檔和管理一直是我們一項(xiàng)比較重要的工作，去年6月份，聽朋友說現(xiàn)在很多公司都會(huì)引進(jìn)電子辦公系統(tǒng)，利用辦公系統(tǒng)，可以很輕松地實(shí)現(xiàn)客戶信息錄取和管理，平時(shí)還能通過辦公系統(tǒng)發(fā)布通知、安排工作、召開遠(yuǎn)程會(huì)議，增加辦公效率。”解放碑一家新媒體公司老板薛先生昨日在接受商報(bào)記者采訪時(shí)表示。

于是，他在接觸了四家辦公系統(tǒng)銷售公司之后，決定花費(fèi)11萬元引進(jìn)一套目前在企業(yè)管理過程中運(yùn)用最為廣泛的OA系統(tǒng)。

“去年11月，這套系統(tǒng)在公司調(diào)試完畢，正式投入使用，每個(gè)員工都有一個(gè)獨(dú)立的賬號(hào)，通過賬號(hào)，你甚至可以在系統(tǒng)上直接向比你直管領(lǐng)導(dǎo)更高級的領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)交流。”薛先生回憶。

但令他始料未及的是，除了剛開始那幾天，每個(gè)員工都被要求登錄賬號(hào)學(xué)習(xí)系統(tǒng)的使用方法之外，幾乎沒有員工會(huì)主動(dòng)在上班時(shí)間登錄客戶端，幾個(gè)月的操作下來，薛先生唯一收到的是一封來自基層業(yè)務(wù)員寫給他彈劾部門領(lǐng)導(dǎo)的信。

“高價(jià)引進(jìn)的管理軟件淪為雞肋，但我猶豫很久，最終還是決定放棄使用，因?yàn)轳R上滿一年，再繼續(xù)使用又需要繳納系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)，我沒想通，為什么大家都在用的一個(gè)東西，到我們公司就沒法用。”薛先生不解。

三大因素阻礙系統(tǒng)落地

據(jù)市中小企業(yè)局此前公布的統(tǒng)計(jì)信息顯示，有超過八成的中小渝企信息化都受到不同程度的阻滯，盡管不少渝企為提高管理水平引進(jìn)各種各樣的信息化管理系統(tǒng)，但使用成功率低于20%。

“至少有90%的客戶在使用辦公系統(tǒng)的過程中遭遇失敗。”上海宏勢企業(yè)管理有限公司重慶總經(jīng)理王陽昨日告訴商報(bào)記者。

王陽公司目前所從事的正是辦公系統(tǒng)的銷售和企業(yè)管理咨詢。在王陽看來，這些公司之所以會(huì)遇到類似情況，很大程度上是因?yàn)樵谝M(jìn)系統(tǒng)之前，很多基礎(chǔ)性的管理工作沒有完成。

“舉個(gè)例子，我曾經(jīng)遇到過一個(gè)客戶在引進(jìn)管理系統(tǒng)后跟我抱怨，說是員工對系統(tǒng)使用的積極性本身就不高，在強(qiáng)制他們使用后，又發(fā)現(xiàn)經(jīng)系統(tǒng)搜集的信息常常出現(xiàn)紊亂的情況，我們在仔細(xì)檢查后發(fā)現(xiàn)，原來是企業(yè)本身在標(biāo)準(zhǔn)化體系的打造上存在很大問題，比如一張辦公桌，在一個(gè)部門叫辦公桌，在另一個(gè)部門就叫桌子，而每個(gè)部門都按照自己的叫法錄入信息，結(jié)果導(dǎo)致信息紊亂。”王陽表示。

作為重慶最早一批涉足企業(yè)辦公軟件開發(fā)和銷售的企業(yè)之一，在經(jīng)營這塊業(yè)務(wù)已經(jīng)13年的重慶市凱德信息科技發(fā)展有限公司銷售總監(jiān)趙子豪看來，從他服務(wù)過的上千家企業(yè)經(jīng)驗(yàn)來看，最終導(dǎo)致辦公系統(tǒng)在企業(yè)淪為雞肋，主要有如下原因—

“首先是企業(yè)管理者的意識(shí)問題，很多管理者聽說這個(gè)好，引進(jìn)的初衷也是為了提高企業(yè)管理水平，但只要求員工使用，自己卻不主動(dòng)使用，比如一名員工通過系統(tǒng)請假，結(jié)果遲遲等不到領(lǐng)導(dǎo)的回復(fù)，長此以往就會(huì)認(rèn)為電腦上的溝通還沒有線下溝通直接。”趙子豪坦言。

其次，在他看來，員工素質(zhì)也制約著辦公系統(tǒng)發(fā)揮作用。“通常情況下，我們在房地產(chǎn)、醫(yī)院、保險(xiǎn)、銀行等行業(yè)的實(shí)施效果就會(huì)比較理想，因?yàn)閺臉I(yè)人員普遍素質(zhì)較高，更容易接受一些新鮮事物。”他表示。“當(dāng)然，一些軟件公司本身在推進(jìn)過程中也存在一些問題，比如軟件設(shè)計(jì)不合理、后續(xù)培訓(xùn)不到位等，但這其實(shí)并不是系統(tǒng)能否成功落地的決定因素。”

焦點(diǎn)關(guān)注

中小企業(yè)究竟是否需要辦公系統(tǒng)?

“作為一家公司，必須要有一個(gè)專屬于內(nèi)部的溝通和交流平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上，我們不僅能保證信息的私密性，還能保證辦公流程的暢通性，我們公司在兩年多前引進(jìn)的OA系統(tǒng)，在經(jīng)過幾個(gè)月的磨合之后，現(xiàn)在大家都養(yǎng)成了使用習(xí)慣，為我們的辦公流程帶來了極大便利。”互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)園一家科技公司老板告訴商報(bào)記者。

但也有企業(yè)對此持反對意見。“我們2011年3月花了30多萬元購進(jìn)了一套管理軟件系統(tǒng)，但買來后沒人懂，又招不到合適的人才，很多功能無法使用，結(jié)果導(dǎo)致這套軟件閑置了大半年。”重慶力帆三輪車股份有限公司老總繆英杰表示。

“我認(rèn)為中小企業(yè)受到人才、規(guī)模等限制，更多的是需要依靠人力實(shí)施管理，引進(jìn)辦公系統(tǒng)不僅會(huì)給企業(yè)成本帶來壓力，在實(shí)施過程中也不會(huì)產(chǎn)生太實(shí)際的效果。”重慶泛亞商貿(mào)有限公司總經(jīng)理?xiàng)畛谈嬖V商報(bào)記者，“在公司的員工規(guī)模未達(dá)到200人之前，我都不會(huì)考慮引進(jìn)類似系統(tǒng)。”

管理支招

購買管理工具要抓住重要需求

“比如公司在日常辦公中更重視部門互動(dòng)，在購買管理工具時(shí)就更應(yīng)該強(qiáng)調(diào)通訊板塊的設(shè)計(jì)，比如公司在日常辦公中更需要了解競爭對手的動(dòng)向，在購買管理工具時(shí)就更應(yīng)該強(qiáng)調(diào)信息的推送。”重慶中商科技有限公司CEO陳超立說，“購買管理工具千萬不要追求大而全，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)。”

而在重慶市凱德信息科技發(fā)展有限公司銷售總監(jiān)趙子豪看來，只要掌握使用方法和技巧，同樣會(huì)讓員工愛上辦公系統(tǒng)。

“比如我們在給重醫(yī)附二院做辦公系統(tǒng)時(shí)，我們就針對它們特別設(shè)置了一個(gè)工資條查詢功能，甚至包括住房公積金、各項(xiàng)保險(xiǎn)繳費(fèi)等。”趙子豪介紹，“這樣一個(gè)小功能的植入，在員工當(dāng)中大大提高了系統(tǒng)的使用性，而在使用過程中，員工也就開始慢慢熟悉和習(xí)慣使用這套系統(tǒng)。”

此外，王陽還建議，企業(yè)在跟軟件銷售方簽訂購買合同時(shí)可以強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)，一是必須要等到系統(tǒng)順利運(yùn)行多長時(shí)間、效果得到認(rèn)可后再付款;二是必須要等到員工培訓(xùn)完成、真正掌握軟件功能和使用技巧后再付款。