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昭通供電局文檔統一管理平臺有效助力文檔管理

2015-01-26 11:42:27 昭通供電局信息中心 李玉輝  點擊量: 評論 (0)
昭通供電局信息中心通過與各個業務部門溝通發現,許多專業都存在眾多文檔、制度,這些文檔需要共享給其他橫向協作的部門,業務主管部門都是在用到時通過OA郵件等方式傳給協作部門。這樣做雖然也能完成當次文檔分
昭通供電局信息中心通過與各個業務部門溝通發現,許多專業都存在眾多文檔、制度,這些文檔需要共享給其他橫向協作的部門,業務主管部門都是在用到時通過OA郵件等方式傳給協作部門。
這樣做雖然也能完成當次文檔分享,但是會存在效率較低、更新成本高等問題。例如一些制度文檔,內容產生變化后(例如業務標準、流程產生變化),往往不能及時更新到協作部門,協作部門不知道文檔已發生變化,仍然按照過期文檔中的標準開展工作。這個問題看似不大,卻廣泛存在于各個業務部門,在一定程度上影響了昭通供電局管理效率。
昭通供電局搭建全局統一的文檔管理平臺,有效地解決了文檔管理的常見問題:傳遞效率問題。業務部門在文檔平臺上共享自己管理的文檔,并按需求分配訪問權限,員工不必等文檔管理人員傳給他,自己隨時可以訪問所需要的文檔,傳遞、溝通效率得到有效改善。文檔版本更新發布不及時。業務主管部門統一維護和更新自己專業管理的文檔,協作部門需要用時通過文檔平臺查看到的都是最新的版本,標準制度通過統一文檔管理平臺獲取,確保了文檔變更及發布的及時性。部門文檔管理混亂。業務部門內部工作產生的文檔,由各個工作人員辦公電腦上存儲,改變為在文檔統一管理平臺存儲和共享,部門內文檔的分享和協作都較以往更加方便、高效。
目前昭通供電局已在標準管理、法律法規、電網規劃、兩種人管理、戰略實施(創先)、調度信息、生產綜合計劃等專業開展了文檔統一管理平臺的推廣。平臺已包含文件29萬余個,應用效果也得到了各個業務部門的一致肯定。
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責任編輯:葉雨田

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