工程設計檔案的信息化管理
摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統對工程設計信息及其電子文件的管理，對工程設計檔案的數據轉換、數據庫設計、電子文件的收集、電子文件數據的掛接、以及檔案信息的統計等問題進行一些摸索和探討。1問題的
足的情況下對重復性信息進行刪除，例如：正本與副本一項可合并為新庫中庫存數，正本編號、銷毀卷冊可在銷毀子系統中體現。對新庫中所需信息在舊庫中沒有單獨體現的數據，可通過EXCEL表格軟件將數據內容拆分，例如:從卷冊檢索號中將工程編號提取出來形成項目級工程編號內容。
c. 電子檔案管理系統中要求必須有的字段，若與原.DBF庫中字段類型不匹配，應以電子檔案管理系統庫結構類型為準。
例如：原數據庫中保管期限為字符型數據，現改為整數型數據（通過代碼表設置）。原登記日期為字符型數據，現改為日期型數據。
d. 符合用戶的要求，便于網上查詢各種檔案類型文件，為全院用戶提供共享信息資源。具有較高的質量便于維護、易于理解、提高工作效率。同時考慮檔案部門及用戶的一些統計工作，設計相應字段。
e. 根據網絡優勢豐富檔案信息內容，以符合設計人員網上查詢瀏覽。
我們經過多次調研、修改，確定了適合我院的各檔案類型數據庫結構，以工程設計成品檔案為例，該檔案類型分項目級、卷級、文件級三層管理。
設計成品項目定義（工程屬性）：工程編號、工程名稱、設計分類、建設規模、設計容量、電壓等級、設計起止年代、投產日期、工程地址、總工程師、項目經理、顧客名稱、主設計單位、參與設計單位、建設單位、備注等。
設計成品卷定義（卷冊屬性）：所屬工程編號、設計階段、專業、卷冊序號、卷冊版次、卷冊檢索號、卷冊名稱、總登記號、設計日期、項目經理、專工、主設人、卷冊負責人、庫存數、目錄頁數、圖紙總張數、新制圖張數、套用圖張數、說明書本數、清冊本數、概預算數本數、登記時間、分類號、密級、保管期限、鑒定日期等。
設計成品文件定義（圖紙屬性）：所屬卷號、文件序號、文件檢索號、文件名稱、電子文件名、套用圖號、編輯軟件、總工程師、項目經理、主任工程師、專業組長、主要設計人、設計制圖、校核人、描圖、設計日期、分類號、頁數、文本頁數、庫存數、密級、保管期限、鑒定日期、備注等。
f. 利用該系統中代碼表、分類表的管理，根據檔案標準中表示檔案的某些符號轉化為計算機和使用人員便于識別、處理的另一種符號體系。它是電子化管理的基礎，在計算機管理系統中信息分類編碼的好壞直接影響到信息資源的共享及信息交換的效率。因此按以下原則設計代碼表、分類表：
位數合理，既能減少存儲空間，提高傳輸效率，又能保證信息的容量。
代碼表的設計要與行業中對于檔案標準的信息分類相結合，有
責任編輯：和碩涵
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