2工程總承包項目中檔案管理應(yīng)注意的問題

2.1建立組織機構(gòu)。工程總承包項目初期，總承包單位一定要將檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，明確一位項目負責(zé)人分管檔案工作;成立由建設(shè)單位、監(jiān)理、總承包單位專兼職檔案人員組成的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織機構(gòu);根據(jù)項目的進度情況，定期召開工程總承包項目有關(guān)各方主要負責(zé)人參加的工程項目檔案歸檔情況調(diào)度會，了解檔案工作進度，解決工程建設(shè)中檔案管理遇到的問題、協(xié)調(diào)各方關(guān)系。

2.2前期編制歸檔計劃。為確保工程建設(shè)中總承包單位和業(yè)主按歸檔計劃進行實時檢查檔案的收集、整理，需在前期準備階段各分包單位和總承包單位必須編制歸檔計劃。

2.3設(shè)立專門條款、責(zé)任人和責(zé)任。根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求，簽訂項目合同協(xié)議應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件材料以及所移交文件材料整理、歸檔的責(zé)任，將文件材料的歸檔與經(jīng)濟責(zé)任制掛鉤。

2.4堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行。堅持同步管理就是要求項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的勘測設(shè)計、建設(shè)施工和竣工驗收同步進行。為了實現(xiàn)在工程總承包項目中檔案工作與工程建設(shè)同步，可以適當采取單位工程分步移交的方式，避免因移交檔案的時間緊、檔案數(shù)量大，集中歸檔很難保證整理、審核的質(zhì)量，造成工程檔案的完整率、準確率和合格率下降。

2.5與業(yè)主充分協(xié)調(diào)與溝通。與業(yè)主充分協(xié)調(diào)和溝通是保證檔案工作順利進行的前提。在項目初期就要積極與業(yè)主的檔案管理人員進行溝通，明確檔案管理的各項規(guī)章、制度，積極與業(yè)主進行溝通、解決問題。

2.6建立檔案信息化管理平臺。總承包單位應(yīng)建立工程項目檔案管理系統(tǒng)，對工程項目進行全息化管理，建立項目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計算機數(shù)據(jù)庫，還應(yīng)與各分包方聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，監(jiān)控和指導(dǎo)各分包單位檔案資料的形成和整理情況，隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，便于檔案歸檔的及時、準確、完整。

3管理工程應(yīng)用實踐

近年來，我公司先后承攬了江蘇如東秸稈發(fā)電廠、華能長春生物質(zhì)熱電廠、牡丹江佳日發(fā)電廠等多個EPC工程項目。現(xiàn)將總承包項目檔案管理體系建立與健全的實踐過程，進行歸納總結(jié)，供同行參考。首先，項目初始，領(lǐng)導(dǎo)就高度重視，派了2名資深檔案人員進駐現(xiàn)場;現(xiàn)場還設(shè)立符合“八防”要求的檔案庫房;建立由總包單位和分包單位參加的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各分包單位成立檔案管理小組，項目經(jīng)理做組長;制定《華能長春生物質(zhì)熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》、檔案借閱管理規(guī)定及檔案庫房管理規(guī)定等多項規(guī)章制度;總包單位檔案人員與業(yè)主進行溝通，明確歸檔內(nèi)容和歸檔職責(zé);各分包單位按要求編制歸檔計劃，作為歸檔情況檢查的依據(jù);總包單位檔案人員定期對各分包單位檔案人員進行國家標準、行業(yè)標準及其他規(guī)章制度進行培訓(xùn);把項目檔案管理工作做到工程前端。其次，在項目實施階段，堅持工程進度和檔案工作同步進行，做到“三納入”;按照分包單位編制的歸檔計劃，不定期對分包單位進行現(xiàn)場指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查，對已完成的單位工程進行預(yù)歸檔整理;在整理過程中遇到的問題，及時處理，隨時掌握分包單位歸檔情況，做到資料隨時按單位工程進行歸檔、排架，并按《火電企業(yè)檔案分類表(6--9)大類》進行編號。最后，工程項目竣工驗收和移交階段，因檔案工作管控健全和規(guī)范，前期工作準備充分，在項目檔案移交量大的情況下，確保項目檔案及時移交，順利通過檔案專項驗收，得到了業(yè)主的好評。

作者:劉勇            單位：東北電力設(shè)計院有限公司