ERP不只是一個軟件系統(tǒng)，而且是一個集組織模式、業(yè)務流程、企業(yè)規(guī)范和信息技術、實施方法為一體的綜合應用管理系統(tǒng)，是一個復雜的集成化管理信息系統(tǒng)，它既是一種管理思想方法，也是一種信息化的手段和工具。其基本思想是:(1)將企業(yè)的業(yè)務流程視為一個緊密連接的供應鏈，這一供應鏈包括供貨商、制造工廠、分銷網絡和客戶等;(2)按照功能的不同，將企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)劃分為幾個相互聯(lián)系、相互支持、協(xié)同運作的子系統(tǒng)，如財務、市場營銷、生產制造、質量控制、服務維護、工程技術等。在此基礎上，企業(yè)對供應鏈上的所有環(huán)節(jié)，諸如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、分銷、售后服務、財務管理、投資管理、風險管理、決策支持、人事管理、項目管理、配方管理等方面實施全方位的有效管理。具體說來，ERP支持:a、決策層的數(shù)據(jù)查詢與綜合分析;b、中間層的管理與控制;c、作業(yè)層的業(yè)務實現(xiàn)。

　　ERP系統(tǒng)的核心是企業(yè)運作的流程化管理與定量化管理，通過系統(tǒng)的集成來化繁為簡，將公司各部門、各環(huán)節(jié)之間大部分的信息傳遞工作集中到一個統(tǒng)一的平臺上來，消除了流程和信息處理的隨意性和不同概念的歧義。因此，ERP首先要進行業(yè)務流程重組(BPR--Business Process Reorganizing)。如果僅是對原有的業(yè)務流程實行信息化管理，就違背了ERP的宗旨，因為ERP首先是一種管理模式，其次才是技術手段，ERP的精髓在于管理技術和計算機技術的結合。ERP利用信息技術，實現(xiàn)了企業(yè)內部資源的共享和協(xié)同，使得各業(yè)務流程實現(xiàn)了無縫邏輯鏈接，提高了管理效率，促進了企業(yè)盈利的增長。

　　ERP在加強內部控制方面的作用主要體現(xiàn)在事前、事中和事后幾個方面：

　　1.事前控制，包括以下幾個方面

　　(1) 預算控制。隨著企業(yè)外部環(huán)境的千變萬化，以及同行業(yè)竟爭的日趨激烈，企業(yè)在其發(fā)展過程中面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。企業(yè)管理者不僅要想方設法開拓業(yè)務渠道，擴大利潤基礎，而且還要加強內部預算控制，提高利潤空間，即在開源的同時，還要注重節(jié)流。將企業(yè)的整體目標分解為具體的控制項目和明確的控制標準，并落實到相應的責任單位或責任人。在經濟業(yè)務發(fā)生時，系統(tǒng)將自動將實際情況與預算目標進行比較，對不符合目標的業(yè)務操作進行否決或提請授權機構決策。

　　(2 )授權控制。根據(jù)企業(yè)的組織結構及員工的崗位責任，設置每個員工對系統(tǒng)的操作權限以及對信息的查詢范圍。系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項業(yè)務活動均是由被批準或被授權的員工執(zhí)行。

　　通過ERP系統(tǒng)進行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性，克服控制過程中的人情障礙，保證相關政策得到嚴格的執(zhí)行。

　　2.事中控制，主要是對操作程序進行控制。

        根據(jù)1978年諾貝爾經濟學獎得主、美國教授赫伯特.亞.西蒙(Herbert- A -S imon)倡導的“有限理性”理論，只要程序合理、過程規(guī)范，結果理性是程序理性的必然結果。通過系統(tǒng)可以進行以下程序控制:

　　(1) 業(yè)務操作控制。以信息傳遞為線索，以企業(yè)的規(guī)章制度為標準，將費用報銷、庫存管理、產品購銷等經常性業(yè)務的流程加以規(guī)范，并通過環(huán)境設置、條件選擇、事項驅動等軟件技術將其體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經營活動中，系統(tǒng)將自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。

　　(2 )會計系統(tǒng)控制。主要可以在以下幾個方面采取措施:a.會計科目、通過設置一套名稱準備、內容完整、歸類繁簡適度的會計科目，規(guī)范會計核算過程，方便監(jiān)管信息的提取;b.財務政策:由系統(tǒng)根據(jù)預先設置的標準，自動完成折舊計提、費用攤銷等工作，杜絕利用相關政策人為調節(jié)會計利潤的現(xiàn)象;C.會計報表:利用取數(shù)公式，直接根據(jù)會計帳簿生成會計報表，保證報表數(shù)據(jù)真實、完整。

　　通過系統(tǒng) 進行事中控制，可以有效控制在制度執(zhí)行過程中，人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性，提高內控的穩(wěn)定性、可靠性。

　　3.事后控制，在系統(tǒng)中主要可采取以下檢查措施。

　　(1)數(shù)據(jù)核對。系統(tǒng)可自動核對內部和外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額以及余額是否符合指定的邏輯關系，并把異常情況及時提交給相關的監(jiān)控部門。其中，內部核對是指在各個子系統(tǒng)之間的核對，如財務部門記錄的往來款項是否與銷售部門實現(xiàn)的銷售情況相符，財務部門掌握的庫存變動是否與物管部門實際的出入庫情況相符等等;外部核對是指通過接口將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與外部數(shù)據(jù)進行核對，如通過電子對賬單核對企業(yè)收付的資金是否與銀行記錄相符。

　　(2)風險評估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風險，如籌資風險、投資風險、經營風險、環(huán)境風險等，設計風險模型，并轉化成具體的控制項目及風險指標。系統(tǒng)可定期搜集相關數(shù)據(jù)，根據(jù)風險模型，還原成企業(yè)面臨的風險狀況，生成風險評估報告。

　　(3)檢查計劃完成情況。系統(tǒng)可定期將企業(yè)的實際績效與計劃目標相比較，分析各項具體工作的進展情況及其變動趨勢是否符合要求。

　　(4)檢查制度執(zhí)行情況。通過搜集整理員工的日常操作，系統(tǒng)可定期分析員工的工作內容及行為方式是否合乎規(guī)范。由于ERP系統(tǒng)的實施是建立在較好的管理基礎之上的，因此，企業(yè)必須有一套完善的規(guī)章制度，包括財務管理、經濟核算、質量管理、倉庫管理、合同管理、生產管理等制度。另外，還要有一套完整、準確的數(shù)據(jù)資料，包括各項定額、倉庫記錄、生產記錄、各項指標標準等.

　　ERP系統(tǒng)的實施必須建立在較好的管理基礎之上;反過來，ERP系統(tǒng)的實施又可以促進管理基礎工作的進一步完善和提高。

　　通過系統(tǒng)進行事后控制可以確保檢查報告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)在目標實現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項偏差。

　　ERP系統(tǒng)本身也有其固有的弱點。最主要的表現(xiàn)是系統(tǒng)的柔性較差。ERP系統(tǒng)先進性要發(fā)揮作用，產生效益，企業(yè)就必須先進行業(yè)務流程重組，使其管理思想、管理體制和方法適應ERP模式，這就使得ERP系統(tǒng)無法滿足企業(yè)個性化管理的需求，而且隨著管理理論、計算機技術的不斷創(chuàng)新和市場的不斷變化，企業(yè)流程也處于不斷變化之中，ERP不能動態(tài)地滿足企業(yè)流程變化的要求，必須經過艱難的二次開發(fā)和實施才能實現(xiàn)。僵硬的信息系統(tǒng)與動態(tài)多變的市場、頻繁的BPR成為一對重要的矛盾。